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L'importance de la domiciliation commerciale
Lors de sa création, une entreprise est soumise à plusieurs obligations légales. La domiciliation commerciale en est l’une des principales et est régie par le décret n° 85-1280 du 5 juillet 1985.
Qu'est-ce que la domiciliation commerciale ?
La domiciliation d’entreprise, comme son nom le suggère, correspond à l’adresse administrative de l’entreprise. Elle doit être déclarée dès sa création, sans quoi son immatriculation au registre des commerces et des sociétés (RCS) ou au Répertoire des Métiers sera refusée.
En clair, cette adresse déterminera celle du siège social de la société, représente sa référence administrative et fiscale et figure sur tous les documents professionnels (devis, factures…).
Outil juridique indispensable, les statuts doivent être mis à jour en cas de transfert du siège social.
Où effectuer sa domiciliation ?
En termes de domiciliation de son siège social, une entreprise dispose de trois solutions :
- le domicile personnel du représentant légal : cette option, plus économique car limitant les frais annexes, est parfois prisée des jeunes entrepreneurs. Elle présente toutefois plusieurs inconvénients, tels que l’obligation de mention sur le bail de location (et d’autorisation du propriétaire), l’impossibilité de recevoir des clients, ou encore l’intrusion dans la vie privée.
- le local commercial propre : il s’agit d’une obligation en cas de garage ou de restaurant, mais pour d’autres types de sociétés, la question peut se poser. Néanmoins, bien qu’il sera possible de travailler et d’accueillir collaborateurs ou clients dans un cadre professionnel et confidentiel, cette option (qu’il s’agisse d’un achat ou d’une location) s’avère particulièrement onéreuse et peu adaptée aux profils primo-entrepreneurs ou aux startups par exemple.
- la société de domiciliation ou l’espace de coworking : cette solution, basée sur la signature d’un contrat et la souscription à un abonnement (dont la durée est variable), offre l’accès à une adresse prestigieuse pour y établir son siège social et y recevoir son courrier. Ainsi, elle permet de développer sa crédibilité et son image de marque, mais également, d’avoir accès à de nombreux services, allant de la gestion du courrier à la location de bureaux et de salles de réunion, en passant par la réception personnalisée des appels.
Le choix de son adresse de domiciliation reste stratégique pour le développement d’une entreprise. En fonction du projet et des objectifs, choisir de positionner l’adresse de son siège social chez une société de domiciliation peut représenter un réel atout pour la croissance d’une structure.
Comment domicilier son entreprise dans une société spécialisée ?
La domiciliation d’entreprise est un service proposé par de nombreux espaces de coworking et business centers agréés par les services préfectoraux.
Généralement, domicilier son entreprise dans un espace de coworking est une procédure simple et faisable rapidement et directement en ligne depuis le site internet du business center ou du coworking choisi.
Cette démarche, soumise au décret n°85-1280 du 5 juillet 1985, doit faire l’objet d’un contrat écrit entre le domicilié et la société de domiciliation et qui reprend l’ensemble des mentions obligatoires telles que la dénomination des parties, leurs obligations, le prix et les prestations fournies ou encore la durée du contrat par exemple.
En outre, pour effectuer la domiciliation en ligne, il faut :
- Saisir les informations relatives à la société (raison sociale, n°RCS, capital social, forme juridique, secteur d’activité…)
- Saisir les informations relatives au représentant légal de l’entreprise (nom, prénom, qualité, date de naissance, nationalité…)
- Transmettre les pièces justificatives par voie dématérialisée (pièce d’identité du représentant légal de l’entreprise, statuts, KBIS…)
L’ensemble de ces informations transmises, un contrat sera alors établi et, ce-dernier dûment signé, une attestation de domiciliation pourra directement être générée.
Pourquoi recourir à la domiciliation commerciale ?
Outre le fait que la domiciliation d’entreprise est l’occasion d’installer juridiquement et administrativement son siège social à une adresse prestigieuse, elle permet également de :
– préserver sa vie privée puisque l’adresse du siège social est alors distincte de celle du domicile personnel. Cela permet aussi de filtrer les visites « inopinées » et indésirables de clients, fournisseurs ou autres démarcheurs, susceptibles de faire perdre un temps précieux.
– limiter et diminuer tout risque financier lié à la création de la structure, car cela évite la souscription à un bail commercial qui aurait engagé des charges lourdes et considérables. Les entrepreneurs bénéficient également d’une mutualisation des moyens et des coûts.
– avoir accès à toute une gamme de services annexes qui peuvent s’avérer très pratiques. Ainsi, les services complémentaires tels que la gestion administrative, la location de salle, l’accès à du matériel informatique ou à un service de conciergerie sont autant de raisons de se tourner vers une entreprise de domiciliation. Le domicilié peut alors se concentrer uniquement sur ses activités et son chiffre d’affaires.
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